La Reducción Gradual de la Jornada Laboral: Un Cambio Estructural
La Circular 0101 ratifica uno de los aspectos más sensibles de la reforma: la reducción gradual de la jornada laboral máxima. Este proceso comenzó en julio de 2025 con la transición de 48 a 44 horas semanales y se consolidará en julio de 2026, pasando a 42 horas semanales, todo sin que esto implique una disminución salarial para el trabajador. Este mandato legal exige mucho más que un simple ajuste de horarios; requiere una reingeniería de los procesos internos y de la medición de la productividad. Para empresas en Cali y el Valle del Cauca que operan con altos volúmenes de producción o servicios, esta transición demanda una planificación estratégica detallada. La clave no es simplemente reducir el tiempo, sino maximizar la eficiencia en las horas restantes. Este es un desafío de gestión empresarial profundo que no puede posponerse.
Implicaciones en el Reglamento Interno de Trabajo (RIT) y la Productividad
El Ministerio de Trabajo exige que el Reglamento Interno de Trabajo (RIT) se actualice para reflejar con claridad el inicio y la terminación de la jornada laboral, los turnos y los horarios de descanso. Un RIT desactualizado puede ser la causa de conflictos laborales y sanciones administrativas. La gestión de riesgos comienza por tener el marco normativo interno alineado con la ley. Además, el ajuste de la jornada es una oportunidad para reevaluar la efectividad de los equipos. Si una tarea que tomaba 8 horas ahora debe completarse en menos tiempo, la empresa debe invertir en capacitación, tecnología o optimización de flujos de trabajo. Esta inversión es mínima comparada con el costo de litigios o multas por incumplimiento.
Caso de Estudio: La Manufacturera y los Turnos Sucesivos
Una empresa manufacturera en el Valle del Cauca que opera con tres turnos debe asegurar que la reducción de la jornada no cree vacíos operativos. El consultor de FRG recomendó un modelo de turnos sucesivos (una excepción permitida por la norma, siempre que se garantice el descanso semanal y las pausas), ajustando la duración de cada turno y el personal asignado para mantener el flujo de producción. Para garantizar el cumplimiento del descanso dominical y festivo remunerado, se implementó un sistema de rotación de personal con un software que automáticamente calcula los recargos y las horas de descanso compensatorio. El éxito radicó en la participación activa de los trabajadores en la definición de los nuevos horarios, un aspecto que la norma también promueve, lo que minimizó la resistencia al cambio.
Compensación y Registro del Trabajo Suplementario
La nueva circular establece reglas claras para la liquidación de recargos nocturnos, horas extras y trabajo en domingos o festivos, incluyendo porcentajes de pago diferenciados para los próximos años. La transparencia y la precisión son cruciales. El tagging incorrecto de horas extras es uno de los principales motivos de demanda laboral.
Exigencia de Registro Detallado y Auditable
La norma exige a los empleadores llevar un registro detallado de trabajo suplementario. Este registro debe estar disponible tanto para las autoridades laborales (Ministerio de Trabajo) como para los propios trabajadores.
- La tecnología es la principal herramienta para garantizar el cumplimiento de este punto.
- Sistemas Biométricos o de Georreferenciación: Implementar herramientas que registren el ingreso y la salida con precisión y que permitan la trazabilidad de la jornada es vital.
- Auditoría de Nómina: Se requiere una auditoría de nómina preventiva para verificar que los scripts de cálculo apliquen correctamente los nuevos porcentajes de recargos.
- Riesgo por Omisión: El incumplimiento en el registro o el pago erróneo puede llevar a demandas laborales costosas y sanciones por fraude a la ley laboral.
Nuevas Licencias Laborales: La Humanización de las Relaciones de Trabajo
La Ley 2466 de 2025 introdujo varias licencias o permisos remunerados, consolidando la tendencia hacia una mayor protección del trabajador y una mejor conciliación entre la vida personal y profesional. Estas disposiciones obligan a las empresas a ser flexibles y a incorporar estos derechos en sus políticas internas de talento humano.
Licencias Obligatorias y Salud Pública
Se han incorporado tres nuevas licencias obligatorias y remuneradas que buscan proteger al trabajador en situaciones críticas de salud y responsabilidad familiar. La remuneración por estas licencias no puede ser descontada del salario, lo que representa un costo fijo que debe ser absorbido por la empresa.
- Citas Médicas Urgentes o Programadas con Especialistas: Siempre que el empleado presente el certificado médico. Esto incluye los casos específicos relacionados con diagnóstico y tratamiento de endometriosis, un avance en la salud pública y laboral.
- Obligaciones Escolares como Acudiente: Cuando se requiere la asistencia del trabajador al centro educativo.
- Citación a Audiencias Judiciales, Administrativas o Legales:
Gestión del Riesgo y el Protocolo de Solicitud
Dado que la norma no establece plazos específicos para el otorgamiento de estas licencias, ni la duración máxima para algunas, la recomendación de FRG es que los empleadores definan criterios claros sobre su alcance, los documentos requeridos para su aprobación y los tiempos de solicitud. El RIT debe ser el vehículo para oficializar estos criterios.
- Protocolo para Citas Médicas: Establecer la obligación de notificar con un tiempo prudente (salvo urgencias) y adjuntar el certificado de asistencia y la recomendación médica que justifique la ausencia. Esto evita el uso indebido del permiso.
- Criterio de Urgencia vs. Programación: La empresa debe diferenciar claramente entre las citas programadas (que dan tiempo para planificación) y las citas urgentes (que deben ser atendidas de inmediato).
- Caso Práctico: Una empresa de servicios en Cali con alta rotación de personal requiere una política de suplencias robusta. La implementación de las licencias obligatorias exigió la creación de un pool de reemplazos temporales y la automatización del proceso de notificación al área de Recursos Humanos.
La Licencia Voluntaria por Uso de Bicicleta: Un Incentivo al Bienestar
Como incentivo a la movilidad sostenible, se introdujo una licencia voluntaria o facultativa que otorga un día de descanso remunerado por semestre a aquellos trabajadores que certifiquen el uso de la bicicleta como medio de transporte para ir y volver del trabajo la mayoría de los días (criterio que debe establecer la empresa).
Incentivo Empresarial y Clima Organizacional
Más allá de la obligación legal, esta licencia es una oportunidad para que las empresas promuevan el bienestar y la salud de sus empleados, mejorando el clima organizacional.
- Criterios de Certificación: La empresa debe establecer un mecanismo de certificación creíble, como la presentación de una bitácora de viajes o el uso de una aplicación de seguimiento de rutas.
- Comunicación Positiva: Promocionar esta licencia como parte de un programa de Responsabilidad Social Empresarial (RSE) y salud ocupacional.
- Impacto en la Región: Las empresas en Cali y el Valle del Cauca, con su vocación de movilidad sostenible, pueden integrar esta licencia como un elemento de valor añadido a su propuesta de empleo.
El Rol Estratégico del Ministerio de Trabajo y la Circular 0101
La Circular 0101 de 2025 no solo trae las reglas, sino que también sirve como una herramienta de advertencia. El Ministerio de Trabajo refuerza su compromiso con la inspección, vigilancia y control (IVC) sobre el cumplimiento de estas nuevas normativas. Esto implica que las empresas deben estar preparadas para una fiscalización rigurosa de sus registros de nómina y RIT.
Riesgos de Incumplimiento: Sanciones y Litigios
El incumplimiento de la nueva ley laboral, particularmente en la jornada y los recargos, puede desencadenar:
- Sanciones Económicas: Multas impuestas por el Ministerio de Trabajo por violación de las normas laborales.
- Demandas Laborales: Acciones legales por parte de los trabajadores exigiendo el pago retroactivo de recargos y horas extras mal liquidadas.
- Riesgo Reputacional: El impacto negativo de ser percibido como un empleador que no respeta los derechos laborales.
La Función de la Auditoría Laboral Preventiva
La única defensa efectiva contra estos riesgos es la auditoría laboral preventiva. Un equipo experto como FRG puede:
- Identificar Gaps: Detectar las brechas entre la práctica actual de la empresa y la nueva normativa.
- Modelar Costos: Proyectar el impacto financiero de la reducción de la jornada y los nuevos recargos en la nómina.
- Ajuste Legal: Garantizar que el RIT, los contratos de trabajo y las políticas internas estén 100% alineados con la ley.
Pasos a Seguir: La Seguridad Jurídica Comienza en Casa
La Circular 0101 de 2025 es una exigencia de acción inmediata. El Ministerio de Trabajo refuerza su compromiso con la protección de los derechos y exige una revisión cuidadosa de las prácticas internas. Para garantizar la seguridad jurídica y la eficiencia operativa, FRG Auditores y Consultores recomienda un proceso de tres pasos:
- Auditoría y Diagnóstico Laboral: Realizar una auditoría exhaustiva del Reglamento Interno de Trabajo (RIT), la política de compensación y horas extras, y los formatos de solicitud de permisos y licencias. Detectar las brechas de cumplimiento con la Ley 2466 de 2025 y la Circular 0101 de 2025.
- Implementación y Socialización: Incorporar estas nuevas disposiciones en el RIT, las políticas internas y los procedimientos. El siguiente paso, crucial, es la socialización con todos los niveles de la organización para garantizar que tanto la gerencia como los empleados comprendan sus nuevos derechos y obligaciones.
- Monitoreo Tecnológico: Invertir o adaptar los sistemas de nómina para llevar un registro detallado y auditable del trabajo suplementario. La precisión en los pagos de recargos y la trazabilidad de las licencias son los principales focos de fiscalización.
La gestión empresarial de su compañía en Cali necesita de esta claridad. Evite sanciones y conflictos: permítanos transformar estos cambios legales en una ventaja competitiva y en un motor de crecimiento basado en el talento humano.
Fuentes:
- Circular 0101 de 2025, Ministerio de Trabajo
- Ley 2466 de 2025
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